УНИВЕРСИТЕТСКИ РЕЧНИК - ОСНОВНИ ПОНЯТИЯ

 

 

Визия без план е само мечта.

План без визия е просто черна работа.

Визия с план може да промени света.

стара поговорка

 

Планът представлява списък на замислени действия или схема от стъпки за извършване на някаква дейност и постигане на определени цели. Негови обичайни елементи са предвидените срокове, ресурси и отговорници за всяка от стъпките.

 

Формалните планове са основен инструмент за осъществяването на дейността на всички организации и управлението на всякакви проекти. Неформалните планове се създават най-вече при преследването на индивидуални цели и могат да имат по-общ характер.  

 

Плановете варират силно по своя обхват и сложност. В организациите могат да се разграничат поне три различни равнища на стратегически, бизнес и оперативни планове, които от гледна точка на времето са дългосрочни, средносрочни и краткосрочни, а спрямо равнището си на конкретност и подробност могат да бъдат по-общи или по-детайлни.

 

От управленска гледна точка планът е резултатът от процеса на планиране като основна мениджърска функция. Планът би следвало да притежава следните основни компоненти: 1) достатъчно ясно и точно обявени цели; 2) конкретно определени задачи и действия за тяхното постигане; 3) разпределение и график за изпълнението им - кой какво трябва да прави, с какви средства и докога. Добре съставеният план трябва да осигурява лесна проверка дали целите се постигат навреме и дали се покриват критериите за изпълнението им, ясно разбиране на взаимовръзките между отделните действия и сравнително точен разчет и оптимално разпределение на необходимите ресурси. Не добре премислените планове могат да имат негативен ефект върху очакваните резултати от дейността. Или, както се казва: „провалът в планирането означава планиране на провала“.

 

Един традиционен процес на планиране в организациите може да се представи чрез редица от етапи, които в идеалния случай, в разгърнат вид включват: 1) определяне на целите; 2) генериране и оценка на варианти за курсовете на действие; 3) определяне на дейностите; 4) подреждане на дейностите; 5) установяване на ресурсите; 6) преглед и ревизия на плана; 7) изготвяне на графици; 8) мониторинг, контрол и гъвкаво преработване на плана при необходимост.

 

В помощ на процеса на планиране се прилагат множество инструменти. Например в първия етап може да се използва акронимът SMART, обозначаващ първите букви на петте основни критерия, на които трябва да отговаря една добре определена цел (конкретна, измерима, съгласувана, реалистична и срочна). А в етапа на изготвяне на график е честа практика да се прилагат схеми на Гант – основен инструмент и при управлението на проекти.

 

Потребността от яснота и подреденост на етапите създава изкушението планирането да се възприема като линеен процес. Действително в някои случаи той може да бъде сравнително логичен и ясен, но често на практика изглежда разхвърлян, „зациклящ“ и объркващ. Взаимозависимостта на компонентите превръща процеса в итеративно, повтарящо се изследване на различни комбинации от цели, действия и ресурси и на варианти за най-обещаващи курсове на действие. Всъщност планирането може да се разгледа и като процес на учене, както например в корпорацията Шел, където смятат, че „планиране означава променящо се мислене, а не правене на планове“. Ако надградим това разбиране, планирането е и развитие, в което „целите са мечти с крайни срокове“.

 

Друга важна особеност на планирането е, че аналитичният процес се съчетава със социален процес. Първият засяга премислянето на нещата чрез разсъждения и изчисления, докато вторият се отнася до стимулирането на ангажираността и осигуряването на приноса на необходимите изпълнители и други заинтересовани страни. Без това планът би останал непродуктивен и мъртъв документ. Всъщност планирането представлява вземане на решения, а ефективността на решенията зависи от два фактора – качеството на самото решение и приемането му от тези, които ги засяга.

 

С развитието на формите на организация се развиват и начините на планиране. Освен планиране отгоре-надолу, характерно за традиционните йерархични предприятия, навлиза и планирането отдолу-нагоре, развивано в по-модерните, разчитащи на овластяване и самоуправление организации, където се търси по-силно въвличане на хората. Същевременно пред лицето на нарастващата сложност и динамика на заобикалящата среда, подходите на управление, основани на стриктни, дългосрочни, цялостно премислени планове отстъпват място на по-гъвкави и адаптивни подходи, при които планирането се извършва на значително по-кратки периоди и се съобразява с непрекъснато променящите се обстоятелства. Това включва и разработване на резервни планове за намаляване на риска.

 

 

Александър Пожарлиев