УНИВЕРСИТЕТСКИ РЕЧНИК - ОСНОВНИ ПОНЯТИЯ

 

Документите възникват с появата на писмеността. Първи видове са мнемонически – документиране на човешката мисъл с цветове (бяло – мир; червено – война; жълто – богатство) или образен – документиране чрез рисунки. Текстовите документи се появяват заедно с писмото независимо от неговия вид.

 

Днес документ е официален хартиен текст, който се използва да предоставя информация за нещо или доказателство за нещо. В съвременния свят това може да е компютърен файл. Може да е снимка, запис отново за доказателство, или най-общо казано писмено разпространение на информация.

 

Под това понятие се разбира съвкупност (комбинация) от среда и информация, записана във или върху нея, която може да бъде използвана като доказателство или за справка. Произлиза от лат. documentum – доказателство; писмено свидетелство за доказване на нещо. Възниква като средство за управление още в древността – (към края на IV-то хилядолетие пр. Хр.). И тогава организацията на обществото, както и неговото управление, се характеризират с използването на определена информация – (от лат. гл. informo - осведомявам, съобщавам). Носители на тази информация са били документите. Те осигурявали не само нейното по-надеждно фиксиране (материализиране), но и възможността за навременното й предаване по предназначение, т.е. на съответния субект – институция или лице.

 

Думата има различни смисли и значения. Основната понятийна същност е свързана с отбелязването на информация върху някакъв носител; традиционната форма е хартията, но началото е сложено върху камък; в съвременния свят информацията е дигитална и е върху електронен носител – компютър, таблет, телефон.

 

Документ е и синоним на автентичност, на свидетелство, което е без съмнение. Нещо повече, документ е често и равно на факт, което е твърде крайно мнение. Документът дава знание за преминали събития, дава знания за миналото, но винаги тълкуването на информацията в документа може да подмени самите факти, да ги прочете по своя си начин. Това се дължи на направата на документа. Той е създаден от определен човек, който отразява в него своето виждане за случилото се. Това е характерно дори когато се създава нормативен документ, а какво да се мисли за едно писмо или друг вид текст. Така субективният подход казва тежката си дума – направено е от определен човек.

 

Документът възниква в античния свят с възникването на държавата. Той е съставна част от самото управление. Още в древността е израз на управленска воля за взимане на решение и постигане на цел. Много добри намерения за обществения интерес могат да останат интелектуална собственост на управляващия, ако не се превърнат в документи на дадената институция. От друга страна, дори когато документът е официално действие на администрацията, пак е субективно произвеждане на случилото се. Нещо повече, в такива случаи документите могат да служат за изписване на данни, които подчиненият иска неговият началник да види на хартия. А във времена на тоталитарни управления има много случаи, когато документът възниква, тъй като някой ръководител устно иска от подчинените си да произведат точно и такъв документ. Това може да се случи и в други времена, но е много характерно за диктаторските режими. Историята на документите познава и конкретни фалшификати, създадени за политически нужди на управляващи, които стават основа на конспиративни теории, познати и функциониращи и до днес.

 

Документът има още една особено значима характеристика. Той е свидетелство за своето време. Най-силната метафора за един исторически извор е да бъде определен за „документ на своето време“ – напр. вестникът е документ на ХІХ-вековата епоха на Европа и Америка. Или друг пример, Харта 77 е документ за явлението дисидентство в съветския блок. Така понятието придобива място в йерархията на ценностите, определящи обществената среда в дадено историческо време.

 

Документът е и инструмент за управление на институция, държавна или частна. Това е стандартното значение на думата. Сродното понятие изключително важно за разбирането на документа е документооборот, т.е. движението на документите в рамките на една администрация – частна или държавна. Познанието за връзката между документите в една администрация е основата на професионализма в онова, което наричаме управленска култура. От друга страна, ако има незнание за този процес на документооборот, един ръководител може да стане оръдие в ръцете на манипулативни служители, владеещи тънкостите на документознанието в своята институция.

 

От казаното проличава силата на документа в областта на една водеща област на съвременното знание – системата за сигурност. Документите са свързани и с една специфична дейност на институциите – произвеждането на секретна, класифицирана, скрита от обществото информация. Много често това са групи от документи, които определят големи управленчески решения, необходими за даден период от време да бъдат невидими за широкия граждански поглед. Тези секретни документи имат своята давност, т.е. могат да останат скрити за определен период от време – 10, 15, 30 и повече години. Тези нужди на държавните администрации, най-вече на специалните държавни служби, са положили началото на засекретяване на документи, които са и лична собственост. От поне две столетия създателите или собствениците на лични архивни документи поставят условия за секретност, обикновено период от време, свързан с един човешки живот.

 

Понятието документ много често е свързано с всекидневието на човешкия живот и отразява гражданския статут. В един случай, това е чрез документите за самоличност, а в друг - това е притежаването на собственост, сред които най-старият действащ документ е нотариалният акт. Последният само по себе си има интересна история. Представлява договор между владетеля на крепостта, който се съгласява да се раздели със собственост извън нея, като този, който я получава се задължава сам да се грижи за сигурността си. Или казано по-друг начин: собственост срещу сигурност; свобода срещу самоуправление.

 

Най-важната функция на документа е, че той представлява доказателство, което има правна сила. Ето защо хартиен документ продължава да тежи в съвременния свят. Това доказателство може, разбира се, да се интерпретира и като доказване не в правния, а в историческия смисъл, за което виж по-подробно думата архив.

 

Веселин Методиев